Nutzungsphase
Nach dem Abschluss des Bauwerks folgt die Nutzungsphase
Über die Wirtschaftlichkeitsnachschau und die Instandhaltung der Bausubstanz
Ist das Ergebnis wunschgemäss heisst das nicht, dass auch wirklich alles optimal ist. Zielformulierungen sind nicht universell gültig, Märkte ändern sich, Erkenntnisse wachsen, Gebäude werden genutzt und nutzen sich ab. In der Nutzungsphase lassen sich wichtige Parameter für spätere Projekte ablesen und herausarbeiten. Da die Nutzungsphase die weitaus längste Phase im Gebäudelebenszyklus sind, ergeben sich grosse Chancen, wenn man diese Phase laufend genau beleuchtet. Genau hinzusehen lohnt sich in dieser Phase besonders. Das Erreichte wird einer kritischen Prüfung unterzogen und nochmals optimiert, aber es werden auch die Weichen gestellt für ein effizientes Management des Gebäudes in dieser Phase. Fortlaufende Revisionen von Gebäuden erhalten den Wert und den Nutzen dieser wertvollen Investition.
Auf Basis der Wirtschaftlichkeitsrechnung (gemäss Planungsphase) kann nach der Fertigstellung des Baus, genauer in der Nutzungsphase geprüft werden. Bei dieser Prüfung geht es darum, die durch die Fach- oder Dienstorgane erstellten Kontrollen über den Erfolg der seinerzeitigen Wirtschaftlichkeitsrechnungen zu prüfen. Die je nach Bedeutung des Bauvorhabens mehr oder weniger umfangreichen Unterlagen sind dem konkret ausgeführten Bauvorhaben (inkl. Projektänderungen) und den schlussendlichen Gesamtkosten gegenüber zu stellen und sich daraus ergebende Differenzen und ihre Auswirkungen aufzuzeigen. Beim Fehlen konkreter Wirtschaftlichkeitsrechnungen müssen sich die Revisionsleute grundsätzlich mit folgenden Aspekten auseinandersetzen:
- Wurde das angestrebte Ergebnis mit dem niedrigsten Aufwand erreicht?
- Wurde mit den eingesetzten Mitteln ein maximales Ergebnis erreicht?
Eine seriöse Instandhaltung der Bausubstanz ist ein grosser finanzieller und personeller Aufwand und stellt somit einen nicht zu unterschätzenden Bestandteil der Prüfungsaktivitäten einer internen Revision dar.
Für die optimale Instandhaltung wird eine Strategie benötigt um einen übermässigen Wertverlust zu vermeiden und gleichzeitig eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Anlagen zu erreichen. Trotzdem ist man bemüht die Instandhaltungskosten auf das unbedingt Notwendigste zu beschränken. Folgende Ziele werden bei der Strategiebestimmung angestrebt:
- Gewinnmaximierung
- Kostenminimierung
- Werterhaltung
- Sicherheit
- Verfügbarkeit
Das Facility Management (ganzheitliches Immobilienmanagement) hat das Ziel einer effizienteren Kostenstruktur und somit einer höheren Rentabilität, dadurch das durch die Koordination von Planung, Bewirtschaftung und Kontrolle bei Gebäuden und Einrichtungen eine verbesserte Nutzungsflexibilität erreicht wird.
Das Facility Management (FM) setzt sich aus verschiedenen Aufgaben der Gebäudebewirtschaftung zusammen:
Technisches FM für die Instandhaltung und Instandsetzung der Gebäude
Kaufmännisches FM für das Vertragsmanagement, Rechnungswesen, Flächenverwaltung, Nutzungsplanung und Zeitmanagement
Infrastrukturelles FM für die Reinigung, Hauswartung, Abfallentsorgung etc.
